Organizzazione di eventi in cantina: alcuni consigli per una buona riuscita

È arrivato quel momento dell’anno in cui gli ampi spazi delle cantine si liberano per lasciare spazio al leisure. L’estate è senza dubbio la stagione degli eventi, delle occasioni utili non solo per la creazione di un momento di svago, ma anche per attrarre wine lover, turisti, buyer, giornalisti…

La pianificazione di un evento è però anche una delle attività più impegnative tra i compiti di un hospitality manager. In questa fase, la voglia di dare spazio alla propria creatività si scontra con la dura realtà: l’organizzazione di un evento è un procedimento estremamente complesso.

Ecco quindi alcuni consigli utili se vuoi cimentarti in questa avventura:

1. Informati sugli eventi di tendenza che stanno avendo successo nel mondo del vino e poi… Personalizzali e fai sì che rispecchino l’identità dell’azienda!
2. Scegli il luogo adatto. Esisterà sempre quell’angolo della cantina o del vigneto particolarmente suggestivo, ma è davvero il luogo adatto se non facilita la logistica e la sicurezza?
3. Puoi fare tutto da solo con i tuoi mezzi, ma non escludere a priori dei partner.
4. Come sappiamo, molto dipende dal budget. Ma anche in un’ottica futura potresti iniziare a coltivare relazioni in grado di aprire le porte all’azienda ad eventi più strutturati.
5. Non tralasciare mai la comunicazione. Il successo di un evento dipende dalla tua capacità di far comprendere agli ospiti: di cosa si tratterà, che aspettative devono avere, dove è collocato, i benefici che ne trarranno…
6. Coinvolgi i tuoi “vicini di casa”. Rendi partecipe le persone che abitano nei pressi della struttura per far sì che l’evento sia ben accettato da tutta la comunità.
7. Geolocalizza alla perfezione l’evento. Non sottovalutare il potere delle indicazioni stradali e delle coordinate precise.
8. Non focalizzarti sul vino, ma tratta temi che possano interessare tutti. Pensa a dei momenti di intrattenimento in linea con l’immagine dell’azienda. Il tuo primo alleato sarà la musica.
9. Sii pronto agli imprevisti! Possono essere di ogni tipo: l’ospite non trova il luogo dell’evento, sono terminati i parcheggi, ci sono molti insetti nel vigneto… Le armi migliori per combattere questo tipo di situazioni? La previdenza e l’organizzazione.

Gli eventi in ambito vitivinicolo sono una risorsa estremamente preziosa per l’immagine aziendale. Perciò non scoraggiarti davanti alle prime difficoltà organizzative, ma vivi come una sfida questa attività stimolante e goditi le soddisfazioni che è in grado di offrire.